1. Identificación del responsable y del procesador

Para efectos de la normativa colombiana de protección de datos:

• TEUS SAS actúa como procesador de datos: procesa información por instrucción de los clientes que contratan sus productos.
• El dueño de tienda actúa como responsable del tratamiento: define los propósitos y medios del tratamiento de los datos de sus propios clientes finales.
• Los clientes finales son los titulares de los datos personales protegidos por esta política.

2. Cómo funciona Vendia

Vendia es una plataforma SaaS para dueños de tiendas minoristas en Colombia. Su función principal es proporcionar información de desempeño comercial a través del análisis de conversaciones de WhatsApp Business App.

Modo de operación

La plataforma opera en modalidad de observación pasiva (solo lectura):

• Los vendedores continúan usando WhatsApp normalmente, sin cambios en su flujo de trabajo.
• Vendia se conecta al número de WhatsApp Business App de la tienda mediante Coexistencia, que permite lectura simultánea de conversaciones.
• La plataforma no envía mensajes automáticos, no tiene bots de respuesta y no realiza envíos masivos de ningún tipo.
• El dueño de tienda puede, opcionalmente, responder mensajes desde el dashboard dentro de la ventana de servicio de 24 horas que establece WhatsApp.

3. Datos que recopila Vendia

Datos de los dueños de tienda

Datos procesados de conversaciones de WhatsApp

Lo que Vendia no recopila

• Contraseñas de WhatsApp ni credenciales de acceso a dispositivos.
• Información financiera de los clientes finales de las tiendas.
• Datos de salud, origen étnico, orientación sexual u otras categorías sensibles.
• Datos de geolocalización en tiempo real.
• Contactos del teléfono del vendedor fuera de las conversaciones activas.

4. Finalidades del tratamiento

A. Finalidades que requieren autorización expresa

• Análisis y clasificación de clientes mediante inteligencia artificial para generar perfiles comerciales de comportamiento.
• Generación de reportes de desempeño de vendedores entregados al dueño de la tienda.
• Mejora del modelo de clasificación de IA con datos anonimizados.

B. Finalidades de ejecución contractual

• Prestación del servicio Vendia al dueño de la tienda según el contrato suscrito.
• Facturación y gestión de pagos del servicio.
• Soporte técnico y atención al cliente.
• Cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias.

C. Finalidades secundarias (con opción de rechazo)

• Envío de comunicaciones sobre nuevas funcionalidades de Vendia al dueño de la tienda.
• Solicitud de testimonios o casos de éxito (siempre con consentimiento explícito).

5. Base legal del tratamiento

6. Períodos de retención de datos

(*) Los mensajes en tránsito por la infraestructura de WhatsApp/Meta tienen un período máximo de 30 días según las políticas propias de Meta. Vendia almacena los datos procesados de conversaciones en sus propios servidores de forma independiente.

7. Derechos de los titulares (derechos ARCO)

Procedimiento

Envíe su solicitud a carlos.leon@teus-ai.com con el asunto "Solicitud ARCO - Vendia". La respuesta se entregará dentro de los 15 días hábiles siguientes a la recepción, prorrogables 8 días hábiles con notificación previa, conforme al Decreto 1377 de 2013.

8. Transferencia y transmisión de datos

Destinatarios de los datos

• El dueño de la tienda: recibe reportes de desempeño de sus vendedores y accede al historial de conversaciones de su tienda.
• Proveedores de infraestructura tecnológica: servicios de nube y base de datos que procesan información bajo contratos de confidencialidad.
• Autoridades competentes: cuando sea requerido por orden judicial, administrativa o por obligación legal.

Lo que Vendia no hace con sus datos

• No vende datos personales a terceros.
• No comparte datos con anunciantes o plataformas publicitarias.
• No transfiere datos a otros dueños de tienda o competidores.
• No usa datos de una tienda para entrenar modelos de IA sin anonimización previa.

Transferencias internacionales

Vendia puede utilizar proveedores de infraestructura ubicados fuera de Colombia. En estos casos, TEUS SAS garantiza que dichos proveedores ofrecen niveles de protección equivalentes a los exigidos por la normativa colombiana, mediante cláusulas contractuales de protección de datos.

9. Medidas de seguridad

Medidas técnicas

• Cifrado en tránsito: todas las comunicaciones usan protocolos TLS/HTTPS.
• Cifrado en reposo: los datos almacenados en base de datos están cifrados.
• Control de acceso por roles: cada usuario accede únicamente a los datos de su propia tienda mediante Row Level Security.
• Autenticación segura: acceso protegido mediante credenciales y verificación de dos factores cuando aplica.
• Logs de auditoría: registro de accesos y operaciones para detección de incidentes.

Notificación de incidentes

En caso de una vulneración de seguridad que pueda afectar derechos de los titulares, TEUS SAS notificará a los dueños de tienda afectados dentro de las 72 horas siguientes y comunicará a la Superintendencia de Industria y Comercio conforme lo exige la ley.

10. Uso de inteligencia artificial

Vendia utiliza modelos de inteligencia artificial para clasificar clientes según patrones de conversación. La inteligencia artificial es una funcionalidad auxiliar de análisis operacional dentro de la plataforma —no constituye el producto principal ni un servicio de IA independiente. Esto es consistente con los términos de uso de WhatsApp Business Platform de Meta vigentes desde enero de 2026, que permiten el uso incidental o auxiliar de IA dentro de soluciones de negocio.

• La clasificación es una herramienta de apoyo al dueño de tienda, no una decisión automatizada vinculante que afecte derechos de los clientes finales.
• El dueño de tienda puede cuestionar o ignorar cualquier clasificación generada por el sistema.
• Los modelos de IA se entrenan con datos anonimizados y agregados, nunca con datos individuales identificables.
• Vendia no toma decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos o afecten significativamente a los titulares de datos.

11. Cookies y tecnologías de seguimiento

Vendia no utiliza cookies de rastreo publicitario ni comparte datos de navegación con redes publicitarias.

12. Menores de edad

Vendia es una plataforma diseñada exclusivamente para uso comercial por parte de adultos. No está dirigida a menores de 18 años ni recopila intencionalmente datos de menores. Si TEUS SAS detecta que se han procesado datos de menores sin las autorizaciones legales pertinentes, procederá a eliminarlos de forma inmediata.

13. Cambios a esta política

TEUS SAS puede actualizar esta Política de Privacidad cuando sea necesario. Ante modificaciones relevantes:

• Notificaremos a los dueños de tienda con al menos 10 días hábiles de anticipación al correo registrado.
• La nueva versión se publicará en este sitio con su fecha de vigencia.
• El uso continuado del servicio después de la fecha de vigencia constituye aceptación de los cambios.

14. Autoridad de control

Si considera que TEUS SAS ha tratado sus datos personales de manera contraria a la ley, puede presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio:

15. Contacto

1. Conceptos clave antes de solicitar

¿Quién puede solicitar la eliminación?

Tipos de eliminación

2. Qué datos pueden eliminarse

Datos eliminables a solicitud

(*) Los mensajes en tránsito por la infraestructura de WhatsApp/Meta tienen un período máximo de 30 días según las políticas propias de Meta. La eliminación que se tramita aquí aplica únicamente a los datos en servidores de Vendia.

Datos que no pueden eliminarse — retención legal obligatoria

3. Proceso de solicitud paso a paso

4. Cierre de cuenta y eliminación total

1. Cancele su suscripción desde el panel de configuración o notifíquelo a carlos.leon@teus-ai.com.
2. Vendia desactivará el acceso en la fecha de vencimiento del período pagado.
3. Dentro de los 7 días calendario siguientes, recibirá confirmación del inicio del proceso de eliminación.
4. La eliminación de conversaciones, reportes y métricas se completará dentro de los 30 días calendario siguientes a la cancelación.
5. Los datos sujetos a retención legal permanecerán por los períodos indicados en la Sección 2, cifrados y sin acceso activo.
6. Recibirá un certificado de eliminación por correo una vez completado el proceso.

5. Cómo atender solicitudes de sus clientes finales

Si uno de sus clientes le solicita eliminar datos de sus conversaciones, usted como dueño de tienda es el Responsable del Tratamiento. Tiene 15 días hábiles para dar respuesta desde la recepción de la solicitud.

Paso 1 — Reciba y registre la solicitud

Anote la fecha de recepción y solicite al cliente que confirme su número de teléfono WhatsApp con el que conversó con su tienda.

Paso 2 — Evalúe si puede tramitarlo directamente

Mensajes recientes (menos de 7 días) pueden eliminarse directamente desde el historial de WhatsApp Business. Para el historial almacenado en Vendia, tramite la solicitud según el proceso de la Sección 3.

Paso 3 — Traslade la solicitud a Vendia si aplica

Envíe a carlos.leon@teus-ai.com los datos de su tienda, el número de teléfono del cliente y el período de conversaciones a eliminar.

Paso 4 — Notifique al cliente

Informe qué datos fueron eliminados, cuáles se retienen por mandato legal y la fecha estimada de depuración de backups. Si el cliente considera que su solicitud no fue atendida correctamente, tiene derecho a presentar una queja ante la SIC.

6. Limitaciones técnicas de la eliminación

7. Plazos — resumen

8. Plantilla de solicitud

Puede usar el siguiente modelo de correo:

9. Recurso ante la autoridad competente

Si Vendia no atiende su solicitud dentro de los plazos establecidos, o si la respuesta no fue satisfactoria, puede elevar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio:

10. Preguntas frecuentes

¿Cuánto tarda la eliminación?

Entre 15 y 30 días hábiles según el tipo de datos. Los backups se depuran automáticamente dentro de los 90 días siguientes a su creación.

¿Puedo recuperar los datos una vez eliminados?

No. La eliminación es irreversible. Descargue cualquier reporte o historial que necesite antes de solicitar la eliminación.

¿La eliminación en Vendia borra los mensajes del WhatsApp de mis vendedores?

No. Vendia opera en modo de lectura; no puede modificar ni eliminar mensajes del WhatsApp instalado en los dispositivos físicos. La eliminación afecta únicamente los datos almacenados en los servidores de Vendia.

¿Puedo pedir la eliminación de un cliente específico sin eliminar toda la cuenta?

Sí. Puede solicitar la eliminación de conversaciones de un cliente específico (identificado por su número de teléfono WhatsApp) sin afectar el resto de su cuenta ni datos de otros clientes.

¿Vendia cobra por procesar solicitudes de eliminación?

No. El ejercicio de derechos ARCO es gratuito conforme a la ley colombiana.